Care este strategia dumneavoastră interna în procesul de recuperări creanțe? Sunați debitorul restant? Îi scrieți sau pur și simplu așteptați ca acesta să vă dea un semn cu privire la plata creanțelor restante?
Este deosebit de riscant să demarați un astfel de proces în lipsa cunoștințelor legale din domeniul recuperării creanțelor, și în lipsa unor abilități de comunicare și diplomație bine antrenate.
Mai mult, procesul de recuperare al creanțelor este definit de o serie de detalii pe care vă recomandăm să le puneți în practică, dacă vă doriți să vă ocupați intern de acest proces.
Există nenumărate motive care cauzează neplata creanțelor din partea debitorilor, însă trebuie să știți că există și cazuri în care o factură poate rămâne neachitată din cauza unor aspecte foarte simple, care pot fi remediate prin scrierea corectă a scrisorilor de recuperări creanțe.
Prin urmare, AS Recover vă prezintă cele mai importante detalii pe care să le aveți în vedere în timpul redactării unei scrisori de recuperări creanțe, astfel încât să vă asigurați că mesajul determină o reacție imediată din partea debitorului restant.
Mulți dintre clienții noștri care au încercat să întemeieze un proces intern de recuperare creanțe, au mărturisit că, inițial, au privit redactarea unei astfel de scrisori ca pe un lucru ușor de realizat.
Acesta este și motivul pentru care mulți directori financiari iau decizia de a încerca să rezolve singuri problema creanțelor, înainte să ia în calcul contactarea unei agenții de recuperări creanțe specializată.
În momentul în care s-au așezat la birou pentru a redacta o primă scrisoare, au descoperit că era mult mai dificil decât își imaginaseră. De ce? Pentru că deseori emoțiile negative cu privire la acest aspect sunt greu de gestionat.
De obicei, identificăm mai multe tipuri de oameni care redactează intern astfel de scrisori, într-o companie. Aceștia sunt fie:
Fiecare dintre aceste categorii de oameni au un anumit grad de răbdare, iar dacă momentul în care se decid să redacteze o scrisoare către un debitor restant, coincide cu cel în care și-au pierdut complet orice urmă de răbdare, trebuie să știi că acesta este singurul moment în care nu trebuie să redactezi o scrisoare de recuperări creanțe.
Raportarea involuntară emoțională la situația în cauză este o capcană care poate conduce procesul de recuperare a creanței pe panta destinată eșecului.
O soluție care vine ca o rezolvare la problema prezentată la punctul anterior, este utilizarea unor șabloane. Acestea vă vor bloca tendința de a vă implica emoțional. Mai mult, respectarea unui format general, vă va ajuta să inserați de fiecare dată în scrisoare toate informațiile esențiale.
Pe de altă parte, vă recomandăm să adaptați șablonul scrisorii, la situația cu care vă confruntați. Desigur, nu uitați să mențineți un ton diplomat.
Această abordare va sublinia importanța problemei, iar scrisoarea nu va arăta ca o notificare trimisă în mod automat. Astfel, sunt șanse mai mari să fie luată în serios de către debitor, lucru care, implicit, va accelera și procesul de recuperare al creanțelor restante.
O scrisoare trimisă cu scopul recuperării unei creanțe, trebuie să conțină obligatoriu, într-un mod explicit, următoarele: acordul de plată inițial, data scadenței facturii și o descriere a produselor sau serviciilor care nu au fost achitate.
Aceste inserții sunt necesare, deoarece o scrisoare de recuperări creanțe este o scrisoare cu caracter diplomatic și oficial, având drept scop oferirea unor informații precise, care să justifice acuzația pe care i-o aduceți partenerului dumneavoastră și va putea fi folosită chiar și în instanță, ca dovadă.
Principalul scop al scrisorii de recuperări creanțe este acela de a transmite într-un mod cât mai asertiv ideea conform căreia: debitorul vă datorează plata unei creanțe restante, care trebuie achitată cât mai curând posibil.
Atenție, comunicarea nu trebuie realizată sub forma unei sentințe. Mai important de atât, în tonul scrisorii nu trebuie să se resimtă nicio urmă de amenințare, pentru că altfel riscați să încălcați normele legislative care apară drepturile debitorilor.
Acest lucru vă va afecta atât șansele de reușită a procesului de recuperare al creanțelor, dar vă va duce și la posibilitatea de a pierde un parteneriat cu un furnizor cheie.
De aceea este indicat să îi oferiți debitorului șansa unei căi de justificare. Cu alte cuvinte, adoptați o abordare prin care să îi transmiteți ideea că dumneavoastră sunteți de părere că neplata creanței a apărut în urma unei greșeli involuntare.
Puneți problema în acest fel și îi veți oferi debitorului senzația că luați în calcul posibilitatea întâmpinării unor neînțelegeri și că intenția dumneavoastră este aceea de a evita ca această situație să devină o problemă serioasă.
Mai mult, arătați-i empatie profesională partenerului dumneavoastră de afaceri, iar procesul de recuperări creanțe va avea șanse mai mari să se îndrepte rapid către succes, pe cale amiabilă. Desigur, acest scenariu este posibil în funcție de gravitatea inițială a cazului.
Încercați să aflați dacă există probleme în legătură cu plata imediată a facturii și asigurați-vă că sunteți clar cu privire la intervalul de timp în care vă așteptați să fie achitată creanța restantă.
În cazul în care debitorul este dispus să vă împărtășească problemele de plată pe care le întâmpină, fiți pregătit să îi oferiți un plan de plată. Este o variantă mult mai bună, în comparație cu riscul de a nu mai recupera creanțele restante, pe fondul unei abordări mult prea restrictive.
Concluzie
Este important să acordați o atenție deosebită chiar și celor mai mici detalii atunci când realizați o corespondență care are drept scop recuperarea creanțelor. Rețineți toate sfaturile prezentat mai sus, iar procesul de recuperări creanțe va căpăta o rată mult mai ridicată de succes.
Totuși, este important să înțelegeți și să rețineți că toate informațiile prezentate pot fi aplicate de o persoană fără experiență, doar dacă gravitatea cazului nu este are un nivel ridicat sau chiar alarmant. În astfel de situații, este recomandat să apelați la serviciile unei agenții specializate de recuperări creanțe.
AS Recover vă oferă o echipă cu abilități de comunicare, dar și financiare, diplomatice și legislative excelente. Prioritatea noastră este rezolvarea problemelor pe care le întâmpină afacerea dumneavoastră. Dacă vă doriți un parteneriat bazat pe încredere și profesionalism, vă stăm la dispoziție!
Articol postat pe data de 23 martie 2022
